E-Sign

Olvídate de impresoras, escáneres y retrasos. Con “Firma Electrónica (ESign)", agilizas tus flujos de trabajo documentales con seguridad, comodidad y profesionalismo, todo desde tu app.

Comparte documentos de forma segura y obtén firmas legalmente vinculantes directamente en la aplicación. Ya sea para contratos, aprobaciones o acuerdos, simplifica el proceso, elimina el papeleo y garantiza la protección de la información.

Los administradores pueden asignar documentos a los usuarios, establecer puntos de firma y hacer seguimiento del progreso. Los usuarios, por su parte, pueden firmar fácilmente desde la pantalla táctil de sus dispositivos. Cada documento está protegido con una contraseña única de 6 dígitos y notificaciones en tiempo real para usuarios y administradores.

Como admin, puedes elegir varios clientes para que firmen un mismo documento y luego añadir posiciones de firma para cada cliente, cada cliente será notificado por separado.

Beneficios clave

• Ahorro de tiempo: Firma documentos sin papeleo con un proceso totalmente digital.
• Seguridad mejorada: Protección con contraseña única de 6 dígitos y almacenamiento cifrado.
• Firmas legalmente vinculantes: Cumple con los estándares reconocidos de firma electrónica.
• Notificaciones en tiempo real: Recibe alertas instantáneas sobre asignaciones, firmas y vencimientos.
• Experiencia intuitiva: Permite firmar documentos fácilmente desde dispositivos móviles.

¿Para quién es?

• Empresas que gestionan contratos, aprobaciones y acuerdos.
• Despachos de abogados que requieren firmas seguras y legalmente válidas.
• Agentes inmobiliarios que manejan contratos de alquiler y arrendamiento.
• Proveedores de atención médica que recopilan formularios de consentimiento digitalmente.
• Departamentos de RRHH que optimizan la incorporación y aprobaciones de empleados.
• Etcétera.

Carga y asignación de documentos

• Accede a ESign desde tu Panel editor de Apps y selecciona “Cargar nuevo documento”.
• Coloca un nombre y asigna el documento a un usuario en específico o a varios usuarios a la misma vez para que todos puedan firmar el documento.
• Define una fecha de vencimiento.
• Carga el documento a compartir (solo se permite cargar archivos en formato PDF).

• Al cargar el pdf puedes dar doble clic para establecer los marcadores de firma, es decir, los lugares en el pdf donde quieres que los clientes firmen.

• El sistema generará automáticamente una código OTP de 6 dígitos para mayor seguridad. Este código llegará en un email a cada cliente que deba firmar el documento.

¿Cómo firma el usuario el documento?

Acceder al documento:

• El o los usuarios reciben una notificación por correo electrónico con los detalles del documento, el código OTP y la fecha de vencimiento.
• Inicia sesión en la aplicación e ingresa a ESign.

• Seleccionan el documento asignado. Ingresan el código o contraseña de 6 dígitos para desbloquearlo.

• Se abre en la interfaz de firma electrónica incorporada de la aplicación.
• El usuario firma utilizando su pantalla táctil, y la firma se coloca automáticamente.
• Desde los botones de color Rojo, Verde y Azul, se puede realizar acciones como borrar la firma para hacer una nueva, Incrustar para fijarla en el PDF y Guardar el PDF.
• Si el documento requiere que la firma se incruste en varios lugares, el sistema aplica automáticamente la misma firma en todas las áreas designadas. 

Guardar y descargar:

• Una vez firmado, el usuario hace clic en “Guardar” , finalizando el proceso de firma.
• El documento firmado se almacena en la lista de documentos del usuario para referencia futura.
• Los usuarios pueden descargar el documento firmado en cualquier momento para sus registros.

Pistas y descargas de administración:

Los administradores tienen control total sobre el seguimiento de documentos, lo que garantiza que todas las firmas se recopilen de forma eficiente y segura. 

El Panel de Administración ofrece una interfaz intuitiva para supervisar, gestionar y descargar documentos en cualquier momento.

Visualización del estado del documento

• Los administradores pueden acceder a la sección “Documentos” dentro del panel de control.
• Cada documento está etiquetado con su estado:

Pendiente: El documento está asignado pero aún no está firmado por el o los usuarios.

Firmado: El documento ha sido firmado exitosamente.

Parcial: El documento ha sido firmado por alguno de los usuarios, pero aún faltan usuarios por firmar el documento.

Expirado: La fecha de vigencia expiró y el usuario no firmó el documento.

• Fecha de vencimiento: El documento no fue firmado antes de la fecha de vencimiento.
• Las fechas de vencimiento y de creación son visibles para una referencia rápida. 
• Los detalles del usuario que deben o han firmado el documento los podemos ver desde el botón azul “Editar”.

Descarga de documentos firmados y no firmados

• Los administradores pueden descargar documentos firmados para fines legales o de mantenimiento de registros.
• Los documentos no firmados también se pueden descargar si es necesario para su procesamiento manual.
• Todas las descargas están disponibles en formato PDF , lo que garantiza la compatibilidad entre dispositivos.

Editar o eliminar documentos

• Si es necesario, los administradores pueden editar los detalles del documento (por ejemplo, extender las fechas de vencimiento, cambiar los usuarios asignados).
• Los administradores también pueden eliminar documentos obsoletos o incorrectos para mantener un flujo de trabajo limpio.

• En la lista de documentos tenemos el icono de usuarios, para ver la lista de clientes asignados a cada documento y su estado de firma. Al hacer clic sobre el icono se abre una ventana con los clientes asignados, dentro de esta ventana tenemos el nombre y el email del cliente, el OTP de ese cliente y la fecha y hora en que firmó el documento.

Notificaciones y alertas por correo electrónico

El módulo E-Sign garantiza que tanto los usuarios como los administradores se mantengan informados a través de notificaciones automáticas por correo electrónico en cada etapa del proceso de firma de documentos.

Los usuarios:

• Nuevo documento asignado: los usuarios reciben un correo electrónico con los detalles del documento, la fecha de vencimiento y el código OTP de 6 dígitos para acceder.

• Notificaciones de recordatorio: si un documento está cerca de su fecha de vencimiento y permanece sin firmar, el sistema envía un correo electrónico recordatorio para solicitarle que tome acción.

Administradores:

• Notificación de documento firmado: tan pronto como un usuario firma un documento, el administrador recibe una alerta por correo electrónico confirmando la finalización.

Administración de usuarios en el módulo de firma electrónica:

La sección de Administración de Usuarios del Módulo de Firma Electrónica permite a los administradores gestionar eficientemente a todos los usuarios que necesitan firmar documentos. Pueden ver, filtrar y gestionar tanto a clientes como a administradores desde un panel centralizado.

Roles e información del usuario

Cada entrada de usuario incluye:

• Rol: identifica si el usuario es un administrador o un cliente. El ícono de color rojo significa que es un Admin. Y el ícono azul es un cliente.
• UID (User ID): Identificador único para cada usuario.
• Nombre y email: se utilizan para asignar documentos y notificaciones.
• Móvil: Datos de contacto para comunicación.

Búsqueda y filtrado de usuarios

• La barra de búsqueda permite a los administradores encontrar usuarios rápidamente.
• Los filtros basados ​​en roles (Administradores, Clientes o Todos) agilizan la navegación.

¡LISTO! Eso es todo.